Haldusosakond aastal 2021: kuidas kaoses korda luua
Prokuratuuri haldusosakond koosneb seitsmest talitusest. Lisaks neljale piirkondlikule haldustalitusele kuulub haldusosakonda ka infohaldustalitus, finants- ja varahaldustalitus ja personalitalitus.
Kokku töötab üle Eesti prokuratuuri haldusosakondades ca 60 töötajat, kellest 15 töötavad igapäevaselt Riigiprokuratuuri majas.
Haldusosakonna peamine ülesanne on toetada prokuratuuri seadusest tulenevate põhiülesannete täitmisel.
Ehkki haldusosakonnale on nende ülesannete täitmiseks eraldatud ca 15,6 miljonit eurot, siis lõviosa riigieelarvelistest vahenditest kulub tööjõukuludele ning kinnisvaraga seotud kuludele. Seetõttu tuleb haldusosakonnal prokuratuuri põhiülesannete täitmise toetamisel ning meie pea 300 töötaja heaolu tagamisel opereerida paraku vähem kui miljoni euroga. Viimane on ka põhjus, miks haldusosakond on proaktiivselt kaardistanud võimalikke kuluefektiivsuse tõstmise kohti prokuratuuris ning loobunud ebatõhusatest lahendustest, pidanud edukalt läbirääkimisi varem sõlmitud kinnisvaralepingute tingimuste muutmiseks, taotlenud prokuratuurile riigieelarvest täiendavaid vahendeid ning kaasanud ka välisfinantseeringut (nt Euroopa Komisjon, Põhjamaade Ministrite Nõukogu, EJTN, Euroopa Majanduspiirkonna ja Norra finantsmehhanismi programm jne). Samas on toimunud ka struktuurimuudatusi, mille raames on mõned ametikohad kaotatud. Oleme need asendanud tööprotsesside ümberkorraldustega ja vajadusel kasutanud sisseostetavate teenuste abi.
Aastaid kestnud mure on olnud tugipersonali madal palgatase, mis on juba pikka aega üsna muutumatu püsinud. Konkurentsivõimeliste töötasude nimel oleme pidanud optimeerima tühjade ametikohtadega, mis omakorda on põhjustanud töötajate ülekoormamise. Sügisel toimus selles osas murrang ning riigieelarvest eraldati täiendavad 500 000 eurot tugipersonali tühjade kohtade täitmiseks ja palgataseme tõstmiseks. Kuigi summa tundub suur, siis reaalselt tähendab see ühel tugiteenistujal brutopalga suurenemist keskmiselt 215 euro võrra. Viimaste aastate üldist palgatõusu arvestades see meid palgakonkurentsis küll eelisseisu ei too, kuid mõningast leevendust siiski pakub.
Kuueliikmelise infohaldustalituse peamised ülesanded on dokumendihalduse ja asjaajamise tagamine ning arendus, infoturve dokumendihalduses, andmekaitse ja arhiivinduse tagamine, tõlgete korraldamine, trükiste ja bürookaupade tellimine ning logistika ja postivedude korraldus.
Neljaliikmelise finants- ja varahaldustalituse peamised ülesanded on varade soetamine ja haldamine, hangete planeerimine, eelarvestamine ja kuluarvestus, finantsarvestuse arendus (koostöös Riigi Tugiteenuste Keskuse ning Rahandusministeeriumiga), sunnirahade arvestus, statistika, välisrahastused, logistika tagamine, majahaldus, infoturve ja füüsilise turbe tagamine.
Neljaliikmelise personalitalituse peamised ülesanded on värbamine, organisatsioonist väljutamine, käskkirjade koostamine, rahvusvaheline koostöö, sündmused ja tähistamised, koolitused ning välislähetused.
Infohaldustalituse mulluse töö peamine märksõna on üleminek paberivabale asjaajamisele ning olemasoleva arhiivi digitaliseerimine. Samuti on oluline suund viie piirkonna (st Riigiprokuratuur ning neli ringkonnaprokuratuuri) dokumendihaldussüsteemi integreerimine ühtseks dokumendihaldussüsteemiks, millist projekti alustati mullu ning jätkatakse veel tänavugi.
Arendustegevus toimub ka tõlkevaldkonnas, kus soovime suurendada partnerasutuste vahelist koostööd tõlketeenuse osustamisel kogu kriminaalmenetluse vältel. Oleme jõudnud esimese ühishankeni politsei ja kohtutega ning näeme palju täiendavaid koostöövõimalusi.
Finants- ja varahaldustalitus viis koostöös PwC-ga mullu läbi ulatusliku prokuratuuri võimekuste analüüsi, et kaardistada prokuratuuri kinnis- ja vallasvara (sh sõidukid) kasutusefektiivsus, kaardistada piirkondade ja tööliinide lõikes teenistujate töökoormus ning kaardistada juhtide optimaalne arv ja juhtimistasandid.
PwC meeskond analüüsis pea aasta vältel prokuratuuri varade kasutust, et leida võimalikud kitsaskohad ning anda soovitusi, kuidas prokuratuuri tööd paremini korraldada. Tööülesandeid, töökoormust ja delegeerimisvõimalusi arutati ametikohtade põhiste fookusgrupiintervjuude käigus. Intervjueeriti haldustalituse juhte, vanemprokuröre, riigiprokuröre ja prokuratuuri juhtkonda. Lisaks toimus projekti juhtgrupiga mitmeid arutelusid asutuse strateegilist juhtimist puudutavatel teemadel.
Uuringu fookuses oli prokuratuuri kinnis- ja vallasvara kasutamine, prokuratuuri paiknemine, teenistujate töökoormus ning üle vaadati ka ametikohtade vajadus ja prokuratuuri mõõdikud.
Juhtgrupp arutas ja analüüsis delegeerimisvõimalusi, ametikohtade ja funktsioonide vajadusi, prokuratuuri paiknevust ja struktuuri, paindlike meeskondade kujunemise võimalusi ning mõõdikute väljatöötamist. Nende arutelude tulemusel jõuti mitme prokuratuuri tööd ja toimimist parendava lahenduseni, mille PwC uuringumeeskond vormistas lõpparuandeks.
Arutelude tulemusel jõuti mitme prokuratuuri tööd ja toimimist parendava lahenduseni.
PwC koostatud lõpparuandest ilmnes, et prokurörid on pigem ülekoormatud, aga tugiteenistujate koormus on ebaühtlane. Prokuröride ülekoormust saaks juhtgrupi hinnangul leevendada delegeerimisega. Samuti on võimalik ülekoormust leevendada, kui mõne konkreetse pikema ülesande jaoks luua paindlikke meeskondi. See omakorda loob paremaid võimalusi asendamiseks. Sellest aastast püüame luua ka n-ö kompetentsirakukesi. „Rakukese“ idee on, et meil ei ole optimaalne harvem vajamineva oskuse ja teadmisega inimesi hoida igas prokuratuuri ringkonnas. Pigem saame spetsiifiliste teadmiste ja oskustega inimesi kaasata konkreetsete menetluste, koosolekute ja töörühmade juurde. Nii püüame leida näiteks kübervaldkonnale keskenduvaid konsultante, kelle teenuseid üle prokuratuuri kasutada saab.
Prokuratuuri hoonete ja sõidukite kulu analüüsides selgus, et meil on üksikud ebaoptimaalsete kuludega hooned, mille paigutus on valitud ajalooliselt kohtumajade asukoha järgi. Samuti on meie sõidukid alakasutatud ja prokuratuuri autode kulud suured. Neid kulusid vaatasime juba projekti kestel üle ja näiteks mitmete hoonete rendihinnad on tänaseks muutunud. Sõidukite kasutusefektiivsuse tõstmiseks on osadest alakasutatud sõidukitest loobutud ning võetud kasutusele alternatiivsed lahendused.
Viimase, kuid mitte vähemtähtsana vaadati projekti käigus üle ka prokuratuuri mõõdikud. Me mõõdame oma tööd juba mitmete kvantitatiivsete näitajatega. Olgu selleks menetluste arv, kohtupäevade arv või menetluspikkus. Juhtgrupi hinnangul on meie tööd kvalitatiivselt üsna raske mõõta, kuid samas on tähis, et töö oleks ka kvaliteetne.
Ühiselt analüüsiprojektis osalemine suurendas kindlasti juhtkonna koostööd tervikpildi kujundamisel. Juhtgrupi liikmete senine erinev kogemus rikastas arutelusid, kuulsime varasemate tööpraktikate eelistest-puudustest ning inimestelt tuli mitmeid huvitavaid ettepanekuid. Projekti lõpp ei tähenda kindlasti koostöö ja tegevuste lõppu. Mõnede muudatustega alustasime juba projekti käigus ning püüame ka edaspidi asutusena edasi areneda.
Analüüsi üks osa oli kõikide teenistujate tööajakaardistus, milles hinnati 2 923 erinevat tegevust.
Personalitalituse mullust tööd mõjutas jätkuvalt väga suurel määral koroonapandeemia. Ümberkorraldusi tuli teha nii töövahendite kasutamise, tööohutuse tagamise kui ka üldise töökorralduse osas. Sarnaselt paljude teiste asutustega oleme koroona-ajal teinud suure sammu digitaalsemaks muutumise suunas. Koosolekute ja koolituste korraldamisel on virtuaalne osalusvõimalus juba iseenesestmõistetav. See on pannud meid otsima üha uusi ja paremaid tehnilisi lahendusi, et ka virtuaalseid võimalusi paremini ära kasutada.
Mullu korraldas personalitalitus tsentraalselt 46 koolitust ehk pea iga personalitalituse töötaja korraldas ühes kuus ühe koolituse. Prokuratuuri eestvedamisel toimus Eestis muuhulgas kaks rahvusvahelist koolitust - Euroopa Õigusakadeemia ERA koolitused „Seminar EU Gender Equality Law“ ja „Preventing Child Sexual Abuse“. Mõlema koolituse korraldamisel oli prokuratuur ERA partner ning vastutas kogu koolituse korraldusliku poole ja läbiviimise eest.